Handläggare, grundskolan - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Grundskolans administratörer och handläggare är placerade på en eller flera av kommunens skolor och arbetar med att ge administrativt stöd till rektorer och chefer. Grundskolans administration omfattar 29 personer och rektors-/chefsgruppen omfattar drygt 30 personer.

Det lediga uppdraget är som handläggare och inriktat mot personalhandläggning samt ärendehantering.

Personalhandläggning: frånvaro, scheman, anställningsavtal och fördelningar i kommunens PA och lönesystem (för närvarande Medvind och HR+, inom ett år planerat byte till e-companion).

Ärendehantering, diarie och arkiv:
Tillsammans med kollegor i gruppen arbetar du med att skriva underlag för juridiska beslut, diarieföra handlingar och hantera verksamhetens arkiv.

Administrationen arbetar med att kvalitetssäkra och utveckla de stödprocesser som hjälper skolenheterna att leverera en god undervisning. Vi samarbetar med cheferna och rektorerna administrativt. Med det gemensamma arbetet i arbetsgruppen skapar vi en effektiv organisation där målet är att eleverna blir behöriga till gymnasiet. Gott bemötande enligt administrationens värdegrund är en viktig del som genomsyrar gruppens arbete och processer.

Vi erbjuder ett mycket omväxlande och utvecklande arbete i en verksamhet med tydliga mål tillsammans med kollegor som arbetar med liknande arbetsuppgifter. Verksamheten samlas återkommande i olika typer av möten. Den lediga anställningen är en visstidsanställning med i huvudsak placering på Grundskolekontoret på Södra Hamngatan 13 i centrala Uddevalla kombinerat med placering på någon av grundskolorna några dagar per månad.
Det finns goda möjligheter till tillsvidareanställning på lite längre sikt.

Tillträde planeras i mitten av september och intervjuer planeras i första hand till 12 och 15 augusti.

Arbetsuppgifter

Personalhandläggning: Registrering och bevakning av uppgifter och scheman i PA- och lönesystemet, skriva anställningsavtal, delaktig i organisationsplanering med rektor och ledning, kontroll och registrering av utdrag ur belastningsregister och lärarlegitimationer, registrera fördelningar av lön och underlag för statsbidrag. Ge råd och stöd utifrån personalhandbok.

Ärendehantering, diarium och arkiv: Tillsammans med kollegor i gruppen arbetar du med att skriva underlag för beslut, diarieföra handlingar och hantera verksamhetens arkiv.
Arbetsuppgifterna omfattar också att formulera juridiska beslut och yttranden för rektorers och chefers räkning utifrån skollagstiftning eller olika typer av granskningar.

Handläggarnas profil inom administrationen
Ger support, utbildar och ger kvalificerat stöd inom sitt uppdrag eller i verksamhetens digitala utvecklingsarbete
Planerar självständigt för arbetsområdet, vägleder kollegor
Sammanställer och analyserar material
Genomför övergripande kontroller samt fortlöpande uppdateringar av uppgifter i system och e-tjänster
Är delaktig och rådgivande i beslutsförfarande
Svarar på övergripande förfrågningar om ansvarsområdet
Deltar i det fortlöpande strategiska arbetet inom ansvarsområdet
Planerar och rapporterar utvecklingsarbete
Omvärldsbevakar inom området

Kvalifikationer

Vi söker dig som har universitets- eller högskoleexamen inom administration, statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som bedöms som likvärdig.
Du har erfarenhet av självständigt analysarbete och av arbete inom personalhandläggning i offentlig sektor. Kunskap om allmänna och offentliga handlingar samt sekretess krävs.
Juridisk kunskap samt kunskaper inom skollagsstiftningen är meriterande liksom erfarenheter av arbete i de program som i första hand är aktuella: Ciceron, Medvind, HR+, e-companion.

Kompetenser

Vi tror att du som person är självgående, stabil och kan prioritera ditt arbete på ett självständigt vis. Ditt arbetssätt präglas av att du är flexibel och strukturerad och du har vana av att hantera och skriva texter i mer komplexa frågor och utifrån större mängder information. Du samarbetar bra med andra.