Om jobbet

Är du sugen på att växa inom ett administrativt uppdrag som nämndsekreterare där du har en coachande och ledande roll? Då kan vi ha jobbet för dig!

Nämndsekreteraren hos oss på Barn- och utbildningsförvaltningen i Uddevalla har en central roll när det gäller gäller den politiska beslutsprocessen genom att samordna och stödja den nämndadministrativa arbetet hos nämnden/styrelsen.

I denna funktion arbetar du nära förvaltningschefen och är de förtroendevaldas kontaktyta gentemot förvaltningen. Du förbereder möten tillsammans med ordförande, vice ordförande och tjänstepersoner och skickar ut handlingar till de förtroendevalda inför mötet. 

Låter det varierat, spännande och utmanande? Sök tjänsten hos oss!

Arbetsuppgifter

I denna tjänst kommer du ha varierade uppdrag. Du kommer att bidra till hela förvaltningens och verksamheternas olika administrativa avdelningars utveckling genom att vara samordnande och sammankallande till administrativa gruppen, vilken träffas regelbundet.  Du har en central roll i samordning med administrativa chefer/funktioner.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Sekreterarskap i nämnd och styrelse.
• Planering av ärenden för beslut i nämnd.
• Förberedelser av handlingar, granskning av innehåll och samordning gentemot andra nämnder.
• Leda den centrala administrativa gruppen inom förvaltningen.
• Introducera nya förtroendevalda i sina uppdrag.
• Registrering av inkommande/utgående ärenden.
• Omvärldsbevakning av juridik och utveckling inom administrativa processen.
• Ge stöd och utbildning i frågor som gäller administrativa rutiner, arkivering och dokumenthantering.
• Utveckla administrativa processer och utarbeta tillhörande styrdokument.
• Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar.

Dessa arbetsuppgifter varierar något över tid, med lugnare och mer intensiva perioder. Hos oss får en ny medarbetare möjlighet att växa med uppgifterna och vi är noggranna med att stötta för en god arbetsmiljö. Du har även stöd av kollegor!

Vem söker vi?

För att lyckas i rollen krävs att du har mycket goda administrativa och kommunikativa färdigheter, en stark förmåga att hantera detaljer och hålla ordning, samt god förståelse för kommunens styrning och regelverk. Kunskap om kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighetsprincipen och andra relevanta lagar är en förutsättning.

Vi söker dig som trivs med att arbeta i team och som ser samarbete som en självklar del i att nå gemensamma mål. Du är hjälpsam, strukturerad och har en utmärkt förmåga att lösa problem. Du har fingertoppskänsla för politiska frågor och en stark servicekänsla. Vidare har du ett intresse för IT och ser det som en naturlig del av nämndadministrationen.

• Du är strukturerad vilket du visar genom att du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt.
• En väl utvecklad administrativ förmåga och ett öga för struktur och detaljer
• Du har förmåga att leda processer mot uppsatta mål och hålla deadline.
• Du inger förtroende för dem du är till för genom att vara påläst, pålitlig och noggrann med leverans.
• Förmåga att arbeta självständigt och samtidigt samarbeta lyhört och smidigt med andra
• Du har en god kommunikativ förmåga och ett professionellt förhållningssätt gentemot demokratiuppdraget i en politiskt styrd organisation.

 Det läggs stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Kvalifikationer

Tjänsten kräver följande:

• Genomgången högskoleutbildning med minst kandidatexamen inom statsvetenskap, juridik, samhällsvetenskap, förvaltning och/eller liknande utbildning som arbetsgivaren finner motsvarar kompetenskraven.
• God kännedom om kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighetsprincipen.
• Förmåga att lära sig administrativa datasystem.
• Mycket god svenska i tal och skrift.

God kännedom om kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighetsprincipen

Meriterande är:
Erfarenhet från ärendehanteringssystemet Lex.

Erfarenhet av att arbeta inom kommunal förvaltning, nämndadministration eller registratur.

Övrigt

Intervjuer och urval sker löpande under rekryteringstiden, så vänta inte med din ansökan! Vi ser fram emot den